إن الاختيار المناسب والسليم للمشروعات يعتبر من القرارات البالغة الأهمية، بسبب محدودية الموارد لدى المنظمة، لذلك تسعى أي منظمة أن تبحث عن الأساليب والنماذج المستخدمة والمناسبة في اختيار المشروع (أو البدائل) الأنسب الذي يحقق الزيادة في العوائد والمنافع المالية وغير المالية.
لاتضع في اعتبارك طريقة واحدة لتنفيذ المشروع فالفكرة الواحدة يمكن عمل مشروع خدمي لها او صناعي أو انتاجي او تجاري – كما يمكنك عمل جزء من الفكرة كإنتاج نصف مصنع او استخدام الانتاج نصف المصنع واستكماله كمايمكنك الاكتفاء بالبيع والتسويق وعمل منتجات عند اخرين بدلا من شراء الات وتجهيز مكان والانتاج بنفسك.
المشاريع فقط لا تحدث من تلقاء نفسها. قبل أن تبدأ المشاريع ، يجب اقتراح “المفهوم” الأساسي وتقييمه والموافقة عليه. هذا هو اختيار المشروع ، وكعملية ، يجب تصميمه لضمان أن يتم تقييم مقترحات المشروع بشكل عادل وموضوعي ، مع التركيز على قيمة الأعمال وصلاحية المشروع. هذا هو الهدف – الآن كيف يتم تحقيقه؟.
كعملية إدارية ، يتم اختيار المشروع من خلال الممارسات الموحدة التي تحدد المعايير والحدود لكيفية اقتراح المشاريع واختيارها. تمهد الممارسات المعيارية المرحلة من خلال خطوات محددة مسبقًا و “معايير الجدوى” ذات الصلة – وتشكل الأساس الذي يتم تقييم وقياس جميع المقترحات. هذا يمهد الطريق لاتخاذ قرارات متسقة ومستنيرة وفي الوقت المناسب ( ويعرف أيضًا باسم الهدف النهائي ).
ما هو اقتراح المشروع؟ اقتراح المشروع هو بداية عملية اختيار المشروع. سواء كان ذلك في شكل اقتراح شفهي ، أو نموذج طلب مشروع بسيط ، أو دراسة جدوى موثقة ، فإن اقتراح المشروع هو الوسيلة التي يتم من خلالها تقديم “مفهوم” المشروع الأولي.
الشروع في العمل: عمل “الاختيار”
يبدأ كل مشروع بمقترح ، ولكن ليس كل اقتراح يمكن أو يجب أن يصبح مشروعًا. في عالم من الموارد المحدودة ، يجب القيام بالاختيارات. ليس كل مشروع لديه قابلية للتطبيق. ومن بين تلك التي تفعل ذلك ، يجب تطبيق أي موارد محدودة (بما في ذلك الأشخاص والوقت والمال والمعدات) بحكمة. ضع في اعتبارك المخاطر في حالة إساءة استخدام الموارد:
- يمكن “استخدام” الموارد القيّمة قبل اكتمال المشاريع والانتهاء منها.
- يمكن استخدام الموارد بشكل أقل فعالية من خلال التخصيص لمشاريع ذات قيمة وأولوية أقل.
- يمكن أن تفقد المصداقية والتأثير عندما تتراكم إخفاقات المشروع المتصورة .
- يركز اختيار المشروع على الجدوى
لتعظيم الموارد المتاحة ، وتجنب حالات الفشل المحتملة ، يجب تقييم مقترحات المشاريع واختيارها على أساس الجدوى العامة. من الناحية التجارية ، فإن جدوى المشروع هي الدرجة التي سيوفر بها مشروع معين العائد المتوقع على الاستثمار. يمكن قياس الجدوى من خلال ثلاثة متغيرات رئيسية:
القيمة : يجب أن يوفر المشروع فائدة قابلة للقياس للمؤسسة ، من حيث الإيرادات ، وخفض التكاليف ، والإنتاجية ، أو بعض النتائج الأخرى المرغوبة.
التوافق : يجب أن يكون المشروع متسقًا وداعمًا لأهداف وغايات العمل الشاملة (بما في ذلك أهداف التكنولوجيا).
احتمالية النجاح : يجب أن يقدم المشروع فرصة واقعية للنجاح ، فيما يتعلق بالنتيجة والعملية ، وكما يمكن قياسه من خلال الأعمال التجارية وإدارة المشاريع ومعايير التكنولوجيا.
اختيار المشروع يعتمد على المعايير
من أجل تطوير ممارسات الاختيار التي يتم “تحديدها ومواءمتها واعتمادها” بالكامل ، يجب مراعاة الأسئلة التالية ومعالجتها:
- كيف سيتم تقديم مقترحات المشاريع إلى “مجموعة” المشاريع المحتملة؟
- كم مرة سيتم تنفيذ عملية “التجمع” للمشروع (سنوي ، ربع سنوي ، شهري)؟
- من المسؤول عن إدارة عملية اختيار “التجمع” للمشروع؟
- كيف ستتم مراجعة مقترحات المشاريع وتقييمها؟
- كيف سيتم اتخاذ قرارات الاختيار؟
- كيف ستتم الموافقة على قرارات الاختيار؟
- كيف سيتم إبلاغ قرارات الاختيار؟
- كيف سيتم حل النزاعات؟
يعد اختيار المشروع بمثابة عنصر أساسي في دورة حياة إدارة المشروع ، ولكن قرارات الاختيار المستنيرة والفعالة ضرورية لنجاح الإدارة والقدرة على التسليم في الوقت المحدد ، في مشاريع الميزانية. خطوات الاختيار تبدأ الأمور ، وتوفر الأساس لجميع عمليات التخطيط واتخاذ القرار التي تنتظرنا. لا يمكنك أبدًا أن تتردد في إعادة فحص قرارات الاختيار مع مرور الوقت وتغير ظروف المشروع. هذا هو بيت القصيد من نهج دورة الحياة لإدارة المشاريع.
وهذه الأساليب والنماذج تستخدم في تقييم البدائل المتاحة للمشروعات، لغرض اختيار البديل المناسب الذي يحقق أهداف المنظمة.
والمعايير المستخدمة في اختيار المشروع هي كالتالي:
1- الواقعية Realism: ويعني ذلك أن يعكس نموذج المشروع الحالة الواقعية للقرار الذي سيتم اتخاذه. وأن يراعي الظروف والموارد والإمكانيات الواقعية المتاحة والموارد البشرية المؤهلة، والتكاليف الخاصة بتنفيذ المشروع تكون واقعية، ودراسة أيضًا المخاطر المتوقعة، وأن يكون هذا المشروع يفي باحتياجات العملاء والمستهلكين.
2- القدرة Capacity:ويعني قدرة المشروع على التأقلم مع الفترات الزمنية الطويلة لتحقيق أهداف المنظمة وقادر على مواجهة العوامل والمتغيرات في البيئة الخارجية المحيطة بالمنظمة، وكذلك قدرة المشروع على اقتناص الفرص في هذه البيئة الخارجية.
3– المرونة Flexibility: ويعني ذلك قدرة المشروع على الاستجابة للتغيرات بحيث يمكن تعديله لمواجهة أي ظروف طارئة. وهذا يعني أن نموذج المشروع سهل التطوير والتحديث لمواجه المتغيرات السريعة المتلاحقة في بيئة المنظمة سواء أكانت هذه المتغيرات عوامل سياسية، أو عوامل اقتصادية أو عوامل قانونية أو عوامل تكنولوجية.
4- سهولة الاستخدام: وهذا يعني أن يكون نموذج المشروع ملائمًا وسهل الاستخدام ولا يستغرق منهم فهم طويل في تطبيقه عمليًا.
5- التكلفة Cost: وهذا يعني أن تكون تكاليف نموذج المشروع أقل من العوائد المتوقعة منه أو بمعنى آخر أن لا تزيد التكاليف عن المنافع المالية وغير المالية المتوقعة من المشروع. لذلك لابد من حساب وتقدير تكلفة المشروع ومقارنته مع المنافع المتوقعة منه لاتخاذ القرارات المناسبة.
6- سهولة الحوسبة الكترونيًا: أي يعني ذلك أنه يمكن تطبيق أي تطورات تكنولوجيا في مجال البرمجيات والجداول الالكترونية على نموذج المشروع وذلك لغرض السرعة والدقة في الحصول على معلومات صحيحة تساعد في اتخاذ القرارات اللازمة في تحقيق أهداف المشروع.
7- الأخذ بعين الاعتبار العوامل الإنتاجية والعناصر اللازمة لتنفيذ هذا المشروع مثل توفر المواد الخام والمتطلبات والتسهيلات اللازمة لتنفيذ المشروع.
8- العوامل التسويقية: لغرض سهولة تسويق مخرجات المشروع.
9- الموارد بشكل عام (الموارد البشرية والموارد المالية، والمعلومات والموارد المادية) يجب أن تكون كافية لتنفيذ المشروع.
قم بإعداد دراسة جدوي مبدئية لكل مشروع تشمل :
-1- حجم الطلب على السلعة او الخدمة من واقع بحث فعلي وسؤال وملاحظة السوق وسؤال الزبائن عن الانواع والمواصفات والاسعار والمقارنة بالمنافسين وتحديد – لماذا سيشتروا منك وليس من غيرك بناءا علي معايير حقيقية مثل الجودة والسعر والخدمات.
2- المستهلكين الرئيسيين للمنتج ومدى توافرهم وكثافتهم بعدد مناسب للتشغيل.
3- تحديد المناطق المستهدفة من المشروع وكيف ستصل اليها وتكلفة ذلك وعائده.
4- مدى توافر عوامل الانتاج الرئيسية المطلوبة للمشروع.
5- مدة تنفيذ المشروع والمدة اللازمة لتحقيق الايرادات والحصول علي الارباح وتوافقها مع ظروفك الشخصية وخطتك.
6- قيمة الاستثمارات المطلوبة لتنفيذ المشروع وقدرتك علي توفيرها.
7- الارباح المتوقعة ومدى تناسبها مع الاستثمار ومع متطلباتك.
8- القوانين واللوائح والسياسات التى تعزز المشروع او تتعارض معه.
9- سابق الخبرة فى مجال المشروع أو أحد مراحله.
10- مدى تناسب المشروع مع رغبتك في تحقيق ذاتك .
11- النمو المتوقع لهذه النوعية من المشاريع .
12- مدى قبول درجة المخاطرة .
13- قدرتك على توفير عدد ساعات العمل المطلوبة.
14- مدى التطابق مع الصورة الاجتماعية المطلوبة.
15- الميزة التنافسية للسعر .
16- إمكانيات الترويج .
17- ثبات الطلب على المنتج أو الخدمة .
18- إمكانياة التغلب على موسمية الطلب فى حالة أن الطلب موسمي.
19- تفرد وحداثة المنتج وسط السوق وعدم تكراره أو تمتعه بميزة في السعر او الجودة تستطيع من خلالها المنافسة .
20 -إمكانية تطوير وتنمية المنتج والمشروع بشكل عام ووجود مستقبل لهذا القطاع .